Een missie voor de bevolking

De missie luidt: „Gent, een scheppende stad, die door een doorgedreven bundeling van alle creatieve krachten een voortrekkersrol speelt bij de ontwikkeling van een duurzame, solidaire en open samenleving.‟

Het is een streefbeeld, een richting waarin Gent de komende jaren wil evolueren. De missie geeft ook aan dat dit geen aangelegenheid is van het bestuur en de administratie alleen, maar van alle Gentenaars samen: “Van alle creatieve krachten”. Het vraagt een stadsbrede dynamiek.

Vijf strategische stadsdoelen („hoofdstrategische doelen‟) vertalen de missie op vlak van:

• kennis, innovatie en creativiteit,
• sociale duurzaamheid,
• economische duurzaamheid,
• ruimtelijke en ecologische duurzaamheid,
• communicatie en inspraak.

Een missie en organisatiestrategie voor alle stadsmedewerkers

Naast de „externe‟ missie voor alle Gentenaars bevat „Gent 2020‟ ook een „interne‟ missie („organisatiemissie‟) voor de stadsmedewerkers:‟Proactief inspelen op maatschappelijke ontwikkelingen door als actor binnen een doelmatige regie en een dynamische organisatie met professionele medewerkers en samen met het bestuur, daaraan een innovatief, kwaliteitsvol en duurzaam antwoord te bieden.”

Uit de organisatiemissie worden rechtstreeks generieke doelstellingen afgeleid. Deze focussen op performantie van de organisatie en ondersteuning en worden verder geconcretiseerd in generieke operationele doelstellingen en generieke activiteiten.

Het doel is het bestuurlijk apparaat zo performant mogelijk te organiseren, teneinde de strategische stadsdoelen effectief te kunnen realiseren. De departementen werken gebiedsoverschrijdend, ze beperken zich dus niet meer tot de afgebakende bevoegdheden maar werken samen in geïntegreerde stadsprojecten.

Implementatie

In Gent is voor de implementatie van het strategische plan (Gent 2020) gekozen voor een departementsoverschrijdende projectaanpak. Met het project Gent 2020 wordt er op een gestructureerde manier aan de uitrol en de afstemming van de diverse planningssystemen en planningsmechanismen (strategische planning, financiële planning, personeelsplanning, facilitaire planning, ICT planning, ...) gewerkt.

De doelstellingen van het project zijn:

• De stad Gent beschikt over een effectieve, transparante en geïntegreerde planningscyclus waar iedereen aan deelneemt.
• De missie, planningsmethodiek en het begrippenkader zijn voor alle betrokkenen duidelijk en hanteerbaar en door alle betrokkenen gekend en gehanteerd.
• De stakeholders worden geconsulteerd en zijn betrokken bij de stadsmissie.
• De strategische planning, de financiële planning, de personeels(behoeften)planning, de ICT planning en de Facility planning zijn op elkaar afgestemd en geïntegreerd.
• Zowel de door de stad Gent ontvangen als de door de stad Gent uitgekeerde subsidies zijn op de meest optimale manier geïntegreerd in alle planningssystemen.
• De webapplicatie “Gent 2020” is optimaal ontwikkeld en vormt de motor voor de integratie van de diverse planningssystemen en de planningscyclus.
• Alle ondersteunende IT planningstoepassingen (zoals PRINS) zijn op elkaar afgestemd.

Software

In samenwerking met Digipolis werd de webapplicatie Gent 2020 ontwikkeld. Het volledige strategische plan, met inbegrip van de vertaling naar personeel en budget, wordt ingevoerd in Gent 2020 en de rapporten die eruit voortvloeien, vormen de basis van de budgetbesprekingen. Via klankbordgroepen worden de gebruikers geconsulteerd om maximaal tegemoet te kunnen komen aan hun behoeften.

“Gent 2020” bevat bovendien een dynamische link naar “PRINS”, het Project Inventarisatiesysteem  – waarin alle startende en lopende projecten verder worden uitgewerkt en geïnventariseerd. In Gent 2020 worden de projecten gepland en gebudgetteerd; in PRINS kan meer informatie gezocht worden (projectleider, mijlpalenplan, projectteam, scope, …). De ontwikkeling én implementatie van deze beide instrumenten gebeurde binnen een beperkt tijdsbestek en was alleen mogelijk door een voortdurende samenwerking tussen beleid en administratie enerzijds, en tussen verschillende departementen en kennisgebieden anderzijds.

De technische ontwikkeling van de applicaties was geen sinecure. Het is niet eenvoudig om een strategisch en flexibel totaalbeeld ook te doen passen binnen de technische en structurele grenzen van een webapplicatie. Ook de onderlinge afstemming van begrippen, van de applicaties Gent 2020 en PRINS, en van de diverse andere systemen die binnen Stad Gent gebruikt worden (bijv. voor de verwerking van personeels –en financiële gegevens) zorgde voor moeilijkheden en zoekwerk. Het antwoord hierop lag in voortdurende communicatie & afstemming met Digipolis en tussen de actoren uit de betrokken departementen. Samen met klankbordgroepen wordt de applicatie verfijnd.

In de softwaretoepassing Gent 2020, zijn verschillende fases in invoer van de budgetten en personeel voorzien. De simulatiefunctie die in de applicatie werd opgenomen, laat toe om onmiddellijk in te schatten welke impact budgettaire keuzes hebben op het beleid. Budgetbesprekingen in het college en managementteam gebeuren dan ook op basis van rapporten uit de software. Bovendien is de toepassing opengesteld voor alle stadsmedewerkers. Elke stadsmedewerker heeft dus leesrechten in Gent 2020. Enkel de personeelsgegevens zijn omwille van privacy afgeschermd.