De workshop “Gent 2020 voor Dummies?” is een interactieve workshop waarin de missie en de strategische meerjarenplanning in mensentaal overgebracht wordt. Met de workshop worden alle stadsmedewerkers, van elk niveau, betrokken bij de missie en aangemoedigd om mee na te denken over Gent in 2020. Hiermee willen we aantonen dat missie en strategie helemaal niet zo een ver-van-mijn-bed-show is zoals velen denken. Het is een verhaal waarbij elke medewerker zijn of haar plaats in het grote geheel van de stad leert kennen: Hoe draag ik bij tot de realisatie van de missie? Toen men in 1969 aan een schoonmaker van de hoofdkwartieren van NASA vroeg wat hij dagelijks doet, was het antwoord niet “schoonmaken”, maar “ een man naar de man brengen”.

“Gent 2020 voor Dummies?” is een open aanbod, op vraag en op maat. Je vindt hier een voorbeeld en het scenario waar telkens van vertrokken wordt. De workshops zijn pas gestart in januari 2009, maar er hebben al 15 workshops plaatsgevonden voor ongeveer 250 mensen. Door mond-aan-mondreclame komen er momenteel steeds meer vragen binnen naar “Gent 2020 voor Dummies?”. Tijdens de sessies werken deelnemers steeds actief mee, waaruit blijkt dat medewerkers van elke niveau willen meedenken en geïnteresseerd zijn. De workshop wordt gegeven voor volledige diensten, delen van diensten, departementen, maar er is ook een individuele aanpak mogelijk. Het Departement Stafdiensten gaat samen met de aanvrager op zoek naar de meest passende aanpak. Na de workshops krijgen de begeleiders steeds positieve reacties van medewerkers.

Om de workshop te openen wordt een filmpje gebruikt met als titel “Woar goan we noartoe”.
Daarna wordt aan de deelnemers gevraagd hoe zij Gent zien in 2020:

• wat vind je goed,
• wat moet er zeker blijven,
• wat kan beter, wat zou jij graag veranderd zien, …

Alle reacties worden genoteerd en gebruikt tijdens de presentatie. Aan de hand van de voorbeelden die in de rondvraag gegeven worden en andere voorbeelden, wordt uitgelegd wat de missie van de stad is, waarvoor die dient en hoe die gebruikt wordt om de organisatie te managen. Het gebruik van vakjargon wordt zo veel mogelijk vermeden en er wordt benadrukt dat het vooral belangrijk is om de grote lijnen van de presentatie mee te hebben, niet de details. De sprekers spelen ook zo veel mogelijk in op verbale en non-verbale reacties uit het publiek. Het belangrijkste is dat de boodschap overkomt. Dat betekent dat de presentatie overboord gegooid kan worden als dat het publiek dat vereist.

In het tweede deel van de workshop bezoeken de deelnemers in kleine groepjes het webprogramma „Gent 2020‟. De begeleider demonstreert hoe elk van de deelnemers zichzelf in het programma kan terugvinden. Elk personeelslid zit immers in die software gekoppeld aan een activiteit die bijdraagt tot een doelstelling. Door aan deelnemers te vragen waar zij dagelijks mee bezig zijn, kan de begeleider de persoon lokaliseren in Gent2020 en de doelstellingencascade doorlopen. Zo krijgt iedereen een beeld van de manier waarop hij of zij bijdraagt aan de missie.

Meestal wordt nog afgesloten met het filmpje “verslaafd aan Gent”. Afhankelijk van de doelgroep zijn er voldoende ludieke filmpjes die de workshop wat luchtiger kunnen maken. Bij het afsluiten krijgt iedere deelnemer een herinneringskaartje met zijn plaats in de doelstellingencascade overhandigd met daarop de volledige doelstellingencascade waar hun naam aan gekoppeld is.