Er is een volledig overzicht gemaakt van alle doelstellingen, activiteiten (reguliere werking) en acties (projectwerking, nieuw en vernieuwend beleid) die lopen of gepland zijn.
Deze activiteiten en acties werden vertaald naar personeelsinzet én naar financiële middelen. Deze manier van werken heeft het College van Burgemeester en Schepenen en het management van de organisatie toegelaten om in het kader van het budgetoverleg een fundamentele discussie te voeren over beleidskeuzes i.p.v. louter over inzet van middelen. In de aanpak van het project werd gewerkt met interne experten en de aanpak werd voortdurend afgestemd op de noden van de betrokkenen.

Om het strategisch plan binnen een departement gedragen te krijgen, formuleren departementshoofden samen met hun directieteam een strategisch en operationeel plan voor het departement.
Deze workshops worden gefaciliteerd door interne experten van verschillende ondersteunende departementen. Wie is betrokken bij de verdere vertaling van de departementale plannen?

• de kwaliteitscoördinatoren formuleren samen met het departementshoofd en het directieteam de activiteiten en acties
• de P&O-coördinatoren koppelen VTE‟s aan acties en activiteiten
• de coördinatoren Financiën koppelen budgetten buitengewone en gewone dienst aan activiteiten en acties
• dit alles gebeurt uiteraard in samenspraak met de bevoegde schepen

In de geïntegreerde planningscyclus worden de inspanningen voor de departementen zo veel mogelijk geclusterd. Het uitgangspunt is om per jaar slechts één “zware” oefening te doen om Gent 2020 te actualiseren en de middelen en personeel te koppelen aan de activiteiten en acties. Nadat de departementen het strategische luik van het departementaal plan bijgesteld hebben, de jaaractieplannen van de beleidsnota‟s, de jaaractieplannen van de programma‟s en de acties en activiteiten van het departement geactualiseerd hebben, kan men overgaan tot raming van de budgetten en personeelsbehoeftenbepaling.

Na analyse en controle door de ondersteunende departementen, maakt het managementteam een voorontwerp op. Daarna kunnen de budgetbesprekingen binnen het college plaatsvinden. Als de conclusies uit de besprekingen verwerkt zijn, kan het managementteam een voorontwerp van het budget voorleggen aan het CBS. Bij goedkeuring, wordt het budget besproken op de gemeenteraadscommissie en daarna ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad. Bij wijze van illustratie vind je hier de presentatie van een workshop in aanloop naar de budgetopmaak.