2013 is een beleidsvoorbereidend jaar. Dit betekent dat binnen het stadsbestuur een traject werd opgestart om input te verzamelen voor het strategische meerjarenplan 2014-2019. Deze input komt niet alleen van de stadsdiensten en externe experts, maar ook van de burgers. Stad Genk nam met haar bestuursakkoord (en het aanstellen van een schepen voor participatiebeleid) een duidelijke positie in wat betreft de participatie en initiatieven van Genkenaren. De G360 is hierin een eerste duidelijke stap. Toekomstplannen op vlak van participatie: verdere uitbouw van een stadsbrede visie op participatie, burgerparticipatieve initiatieven verder uitwerken, …enz.

Burgerparticipatie bij de opmaak van het strategische meerjarenplan
Stad Genk werkte een traject uit om burgers de mogelijkheid te geven te participeren aan de opmaak van het meerjarenbeleidsplan. De trekkersrol voor dit proces werd toebedeeld aan De Genks. Uiteraard werd dit initiatief stadsbreed gedragen en uitgevoerd.

Intern proces n.a.v. de G360
In de aanloop van een beleidsparticipatief traject werd een stadsbrede werkgroep Participatie ingericht. Door medewerkers van verschillende niveaus en sectoren uit te nodigen voor deze werkgroep streefden we naar een grotere gedragenheid en een ontkokerde benadering van het thema.

Daarnaast groeide de gedragenheid binnen het hele bestuur. Mede dankzij het feit dat we, in plaats van te kiezen voor een externe begeleider die het proces dat we met de burgers zouden afleggen, begeleidde, we aan stadsmedewerkers vroegen om deels de rol van procesbegeleiders op zich te nemen. Zo werd een pool van 47 tafelbegeleiders gevormd uit stads- en OCMW-medewerkers. Zij kregen een opleiding om de brainstormtechniek in de vingers te krijgen.
Waarom kozen we voor collega's en geen externe begeleiding voor de begeleiding van G360? Ten eerste om ambtenaren dichter bij de Genkenaren (voor wie ze het allemaal doen) te brengen. Daarnaast wilden we 'goesting' creëren bij de stadsmedewerkers. Tot slot was het ook een manier om de kosten te beperken, externe begeleiders aanwerven voor de G360 zou het kostenplaatje te groot hebben gemaakt.

Ook het kenbaar maken van het initiatief en het aanspreken van burgers werd een stadsbreed verhaal. Verschillende diensten ondersteunden De Genks in het bereiken van zoveel mogelijk Genkenaren. Met succes!

Externe communicatie en werven van Genkenaren
Het stadsbestuur hechtte veel belang aan de representativiteit van de deelnemersgroep. De Genks zorgde er samen met andere stadsdiensten voor dat deze wens ingewilligd werd. De diversiteitsmatrix die eerder door De Genks werd opgesteld om een zo divers mogelijke groep uitdagers te bekomen, diende hierbij als ruggensteun. We zetten sterk in op een open, uitgekiende en innovatieve communicatiestrategie waarbij we ons richten naar alle Genkenaren. Iedereen was met andere woorden welkom.

Onze communicatie gericht naar alle Genkenaren omvatte:

• een open, persoonlijke uitnodiging in alle Genkse brievenbussen;
• een sterke piste met focus op sociale media. We konden zo een hype rond de G360 opstarten. Dit gebeurde via foto's van bekende Genkenaren die het initiatief steunden.  En een promofilmpje met Genkenaren in de hoofdrol;
• verspreiding van traditionele promomateriaal.

Daarnaast zetten we ook sterk in op het gericht werven van Genkenaren. Enerzijds via de professionele netwerken van diensten waarbij we vooral sleutelfiguren, leden van adviesraden, … bereikten. Daarnaast werd ook gevraagd aan alle medewerkers, en vooral zij die als tafelbegeleider deelnamen aan de G360, om ook te werven in hun persoonlijk, Genks netwerk.

De G360: methodiek en praktijk
Op 4 en 5 maart 2013 kaapte het Genkse stadsbestuur de Cristal Arena van KRC Genk. Een locatie die niet alleen groot genoeg was om het vooropgestelde aantal van 360 Genkenaren verdeeld over 2 dagen te kunnen onderbrengen, maar ook een locatie die heel wat aantrekkingskracht op de Genkse burger uitoefent.

Tijdens de G360 hanteerden we een laagdrempelige brainstormmethodiek. Op basis van de strategische uitdagingen in het bestuursakkoord werden 8 'hoe kunnen we'-vragen geformuleerd die de basis van de methodiek vormden.
Via deze laagdrempelige, heldere vragen kozen Genkenaren rond welk thema ze wilden brainstormen en dus input leveren voor het meerjarenplan. Het werd met andere woorden geen open brainstorm, maar eerder gericht rond 8 verschillende thema's (wonen, werk, jongeren en jonge gezinnen, talen & talentontwikkeling, financiële middelen & stadsbestuur, …). Tijdens de eerste fase van de brainstorm werden zoveel mogelijk ideeën geformuleerd. De deelnemers deden dit in duo. Vervolgens werden alle ideeën per brainstormtafel verzameld en konden de tafelgasten de volgens hen tien beste ideeën selecteren. De tweede fase was de convergentie fase en werden de geselecteerde ideeën uitgewerkt in concepten.

Het resultaat
449 Genkenaren schreven zich in en vormden een erg diverse, representatieve groep deelnemers waarvan ook een groot deel niet uit het standaard netwerk van de stad. De brainstorm bracht meer dan 2000 ideeën over 8 verschillende thema's voort. De een al wat concreter dan de andere. Op basis van de 2000 ideeën werd een verslag opgesteld: 'Genk in zicht, toekomstbeelden van Genkenaren over hun stad'. Dit verslag werd goedgekeurd door het schepencollege en het managementteam. In het verdere proces voor de opmaak van het meerjarenbeleidsplan, blijkt een grote gedragenheid voor het initiatief en het verslag van de G360. Zo werd het document aan alle beleidsdomeintafels (de tafels die in staan voor het opmaken van een voorstel van doelstellingenkader voor het meerjarenplan) overhandigd als een 'must read' document.
De Genks is nauw bij dit proces betrokken en hanteert het verslag als toetssteen om na te gaan of de stem van de burger terug komt in het toekomstige beleid van stad Genk.