Werkzaamheden ORBA 2022

Na een haalbaarheidsonderzoek in 2018 werd in 2019 een gezamenlijk ontwikkeltraject ingezet. In mei 2019 werd in pilootstad Mechelen een eerste versie van ORBA centrumsteden opgeleverd. Kort daarna kregen zeven andere steden en een OCMW hun eigen versie, in 2020 kwam daar opnieuw één stad en een zorgbedrijf bij. In 2021 sloten ook Houthalen-Helchteren, Tremelo en Willebroek aan bij de werkgroep ORBA. 

De werkgroep kwam in 2022 vijf keer samen, op:

• 17 februari
• 20 april
• 30 juni
• 21 september
• 7 november

Naast de reguliere vergaderingen van de werkgroep, kwam de werkgroep ook één keer samen in een aparte thematische kennissessie over de opmaak van het meerjarenplan vanuit beleidsoogpunt, op 5 december.

Voortgang van de uitrol van ORBA bij de steden 

Elke vergadering wordt de voortgang van de uitrol van ORBA bij de steden besproken. Na een relatieve luwte als gevolg van de coronacrisis kwam de implementatie van ORBA in 2022 in een stroomversnelling. Daardoor verschoof de focus van de werkgroep stillaan van het werkklaar maken en implementeren van ORBA naar het effectieve gebruik van ORBA in de organisatie.

Doordat ORBA actief gebruikt en aangevuld wordt, ontstaat in veel steden de behoefte aan rapportage uit ORBA. Steden gaan daarom actief aan de slag met het uitbouwen van dashboards en rapportagetools die inzicht creëren in de voortgang van het meerjarenplan. Hierover werd op de vergadering regelmatig kennis uitgewisseld. 

We zien ook een uitbreiding van het gebruik van de verschillende onderdelen van ORBA. Waar eerst werd gefocust op de kern van de toepassing, de doelstellingenboom en bijhorende indicatoren, worden nu nieuwe onderdelen ingezet. Op veel plaatsen wordt actief aan de slag gegaan met de projectplanningstool. De tool wordt ingezet als ondersteuning bij de uitrol van projectmatig werken in de organisatie. De lopende projecten worden geïnventariseerd en ingevoerd in ORBA, nieuwe projecten worden vanaf het begin opgevolgd in ORBA. Daarnaast wordt ook het onderdeel ‘Kwesties’ in ORBA actief in gebruik genomen. De kwesties worden gebruikt bij begrotingsbesprekingen of op management of college-overleg om belangrijke issues aan te kaarten en gestructureerd op de volgen.

Bugfixes en change requests 

Vast agendapunt op elke vergadering was het overlopen van bugfixes en wijzigingsaanvragen uit de steden. Aanpassingen aan ORBA worden in samenspraak met alle steden uit de werkgroep kostendelend ontwikkeld voor alle steden samen of enkel voor steden die wensen gebruik te maken van de voorgestelde aanpassing. 

Belangrijkste change request in 2022 was de oplossing die werd gebouwd voor het lokaal configureerbaar maken van een aantal onderdelen in ORBA. Zo kan de toepassing nog meer passend gemaakt worden aan de werking van het eigen lokaal bestuur. Op 2 december werd in een online workshop, bedoeld voor de technisch beheerders bij de steden, uitgebreid toegelicht hoe deze aanpassingen aan de software geconfigureerd kunnen worden. 

Voor het opvolgen van bugfixes en change requests werd ook een afzonderlijke technische werkgroep opgericht, het zogenaamde operationeel overleg. Deze technische werkgroep is samengesteld uit medewerkers van Stad Antwerpen, Cronos en het Kenniscentrum. De werkgroep wordt occasioneel uitgebreid met een medewerker uit een stad/zorgbedrijf met een specifieke wens. In dit overleg wordt de technische haalbaarheid van nieuwe change requests besproken en wordt het oplossen van bugfixes actief opgevolgd.

Thematische kennissessie over de opmaak van het meerjarenplan 

Op 5 december organiseerde het Kenniscentrum op vraag van de werkgroep ORBA een thematische kennissessie over de opmaak vanuit beleidsoogpunt van het meerjarenplan. Bedoeling was daarbij de specifieke aanpak in elke stad onder de loep te nemen en te bekijken wat precies goed en minder goed verloopt. 

Om deze workshop vlot te laten verlopen vroegen we iedereen vooraf een aantal slides te maken met daarop de ervaringen uit de eigen organisatie. Vraag daarbij was zoveel mogelijk ervaringen te delen, zoals bijvoorbeeld: 

• De dingen waar je echt mee worstelt, waar we mogelijk kunnen rond samenwerken in de werkgroep
• De dingen die wel goed werken, die als inspiratie kunnen dienen voor andere steden
• De vragen waar jij nog mee zit op dit moment.