Werkzaamheden ORBA 2023

Blije, neutrale en verdrietige smiley onder elkaar; achter de blije staat een vinkje

Na een haalbaarheidsonderzoek in 2018 werd in 2019 een gezamenlijk ontwikkeltraject ingezet. In mei 2019 werd in pilootstad Mechelen een eerste versie van ORBA centrumsteden opgeleverd. Kort daarna kregen zeven andere steden en een OCMW hun eigen versie, in 2020 kwam daar opnieuw één stad en een zorgbedrijf bij. In 2021 sloten ook Houthalen-Helchteren, Tremelo en Willebroek aan bij de werkgroep ORBA.

De werkgroep kwam in 2023 zeven keer samen, op:

13 januari 2023
7 maart 2023
8 mei 2023
20 juni 2023
13 september 2023
24 oktober 2023
12 december 2023

Naast de reguliere vergaderingen van de werkgroep, kwam de werkgroep ook drie keer samen in een aparte thematische kennissessie

over het gebruiken van data uit de Financial Hub, op 10 februari 2023
over de opmaak van het meerjarenplan, vanuit beleidsoogpunt, op 3 oktober 2023
over de koppeling tussen de financiële softwarepakketten en de tools voor opvolging van de meerjarenplanning op 17 november 2023

Voortgang van de uitrol van ORBA bij de steden

Elke vergadering wordt de voortgang van de uitrol van ORBA bij de steden besproken. Na een relatieve luwte als gevolg van de coronacrisis kwam de implementatie van ORBA in 2022 in een stroomversnelling. Daardoor verschoof de focus van de werkgroep stilaan van het werkklaar maken en implementeren van ORBA naar het effectieve gebruik van ORBA in de organisatie. Deze verschuiving zette zich in 2023 verder. Ook nieuwe aansluiters bij de werkgroep ORBA, Tremelo, Willebroek en Zorg Leuven gingen na een voorbereidende fase in 2022 actief aan de slag met de toepassing in 2023, daarin bijgestaan door een peter- of meter-stad.

Doordat ORBA actief gebruikt en aangevuld wordt, ontstaat in veel steden de behoefte aan rapportage uit ORBA. Steden gaan daarom actief aan de slag met het uitbouwen van dashboards en rapportagetools die inzicht creëren in de voortgang van het meerjarenplan. Hierover werd op de vergadering regelmatig kennis uitgewisseld.

We zien ook een uitbreiding van het gebruik van de verschillende onderdelen van ORBA. Waar eerder werd gefocust op de kern van de toepassing, de doelstellingenboom en bijhorende indicatoren, worden nu nieuwe onderdelen ingezet. Op veel plaatsen wordt actief aan de slag gegaan met de projectplanningstool. De tool wordt ingezet als ondersteuning bij de uitrol van projectmatig werken in de organisatie. De lopende projecten worden geïnventariseerd en ingevoerd in ORBA, nieuwe projecten worden vanaf het begin opgevolgd in ORBA. Daarnaast wordt ook het onderdeel ‘Kwesties’ in ORBA actief in gebruik genomen. De kwesties worden gebruikt bij begrotingsbesprekingen of op management- of collegeoverleg om belangrijke issues aan te kaarten en gestructureerd op de volgen.

Bugfixes en change requests

Vast agendapunt op elke vergadering was het overlopen van bugfixes en wijzigingsaanvragen uit de deelnemers (steden, gemeenten en zorgbedrijf) aan ORBA. Aanpassingen aan ORBA worden in samenspraak met alle deelnemers uit de werkgroep kostendelend ontwikkeld voor iedereen samen of enkel voor deelnemers die wensen gebruik te maken van de voorgestelde aanpassing.

In de werkgroep werd uitgebreid onderzocht hoe we informatie uit ORBA, over onder meer indicatoren en de voortgang van projecten, automatisch kunnen uitwisselen met andere applicaties. De voor- en nadelen van uiteenlopende oplossingsscenario’s werden onderzocht en besproken, van een uitwisseling via export- en uploadbestanden tot en met het ontwikkelen van een import-API. Naast uitwisseling van gegevens uit verschillende databanken is er ook vraag naar actief samenwerken in de ORBA-tool met externen. Vooral rond informatie uit de projectplanningstool willen steden het gebruik van de toepassing delen met externe diensten of opdrachtnemers.

Voor het opvolgen van bugfixes en change request werd ook een afzonderlijke technische werkgroep opgericht, het zogenaamde Operationeel overleg. Deze technische werkgroep is samengesteld uit medewerkers van Stad Antwerpen, Cronos en het Kenniscentrum. De werkgroep wordt occasioneel uitgebreid met een medewerker uit een stad/gemeente/zorgbedrijf met een specifieke wens. In dit overleg wordt de technische haalbaarheid van nieuwe change requests besproken en wordt het oplossen van bugfixes actief opgevolgd.

Thematische kennissessies over de opmaak van het meerjarenplan, vanuit beleidsoogpunt

Op 5 december 2022 organiseerde het Kenniscentrum op vraag van de werkgroep ORBA een thematische kennissessie over de opmaak van het meerjarenplan, vanuit beleidsoogpunt. Bedoeling was daarbij de specifieke aanpak in elke stad onder de loep te nemen en te bekijken wat precies goed en minder goed verloopt.

Om deze workshop vlot te laten verlopen vroegen we iedereen vooraf een aantal slides te maken met daarop de ervaringen uit de eigen organisatie. Vraag daarbij was zoveel mogelijk ervaringen te delen rond:

De dingen waarmee echt geworsteld wordt en waar we mogelijk kunnen rond samenwerken in de werkgroep.
De dingen die wel goed werken, die als inspiratie kunnen dienen voor andere deelnemers van de werkgroep.
De vragen die leven in de aanloop van de kennissessie.

Tijdens deze eerste workshop kwamen een aantal interessante kwesties aan bod. Daardoor ontstond het idee om in een kort vervolgtraject een aantal van die issues verder uit te diepen, in afzonderlijke workshops.

We spraken af dat het Kenniscentrum een overzichtsmatrix zou maken met de voorkomende issues. Via een thuisopdracht vroegen we iedereen deze matrix te evalueren en waar nodig bij te stellen of aan te vullen. Op basis van deze overzichtsmatrix gingen we tijdens een aantal vergaderingen van de werkgroep ORBA op zoek naar gemeenschappelijkheid en bekeken we welke thema’s aan bod konden komen in één of meer vervolgworkshops.

We spraken uiteindelijk af in een nieuwe workshop dieper in te gaan op de doelstellingenboom/-cascade. Op 3 oktober 2023 organiseerde het Kenniscentrum een tweede workshop 'Opmaak van de meerjarenplanning, vanuit beleidsoogpunt'. We gingen die dag dieper in op een zestal thema’s/invalshoeken gerelateerd aan de doelstellingenboom/-cascade, waarbij we telkens één of meerdere besturen aan het woord lieten. Zij gingen in op hun eigen aanpak en vertelden wat goed ging en wat minder goed is gegaan. Aansluitend was er telkens tijd voor uitwisseling en vragen. In overleg met de werkgroep ORBA spraken we af dieper in te gaan op volgende thema’s:

Zelfevaluatie
De beleidsscan die het regulier beleid in kaart brengt en de beleidsmarge
Hoeveel van het beleid breng je in beeld?
De doelstellingenboom van 0 beginnen of starten bij de vorige /doorstarten?
De niveaus in de doelstellingenboom
Transversale doelstellingen/Speerpunten

Na een evaluatie van deze workshop op de werkgroepvergadering van 24 oktober zal het Kenniscentrum een voorstel uitwerken voor een vervolgworkshop, in het voorjaar van 2024.

Koppelen van de meerjarenplanning met de financiële softwarepakketten

De afgelopen jaren werd sterk ingezet op de toegang tot de data uit een aantal financiële softwarepakketten. Ultieme doel daarbij was steeds het koppelen van de meerjarenplanning met deze softwarepakketten. Eind 2022 hadden we een goed zicht op de mogelijkheden tot toegang tot deze data en op de technische haalbaarheid van de koppeling. Daarop werd besloten opnieuw te focussen op de inhoud: welke informatie willen we precies verkrijgen door de koppeling van deze onderdelen?

In het voorjaar van 2023 zoomden we in op de informatiebehoefte van de managementteams bij het koppelen van de meerjarenplanning met de financiële softwarepakketten. We vroegen iedereen de informatiebehoefte te inventariseren en te documenteren met een mock-up: een zelfontworpen voorbeeld van het dashboard/de dashboards voor het managementteam.

Dit bleek een erg moeilijke oefening:

Er was niet altijd tijd om deze oefening te maken, bovendien is de vraag vanuit het MAT nooit onmiddellijk helder, dus het proces vraagt meerdere iteraties.
Het blijkt ook moeilijk om de precieze vraag helder te krijgen vanuit verschillende insteken.
De MAT’s slagen er niet altijd in zelf te zeggen wat ze precies willen, dus is doorvragen gewenst, dat vraagt veel tijd.

Er werd daarom voorgesteld dieper op de uitdaging in te gaan in een aparte workshop, een soort ‘design sprint’. Als input voor deze workshop vroegen we de deelnemers zo veel mogelijk voorbeelden van bestaande dashboards en rapporten waarin de koppeling tussen tools voor beleidsopvolging en financiële software wordt gemaakt, aan te leveren. Op basis van de input uit een aantal steden gingen we tijdens de workshop samen op zoek naar een gezamenlijk gedragen oplossing, nog los van technische mogelijkheden en/of beperkingen. We evalueerden daarbij sterktes en zwaktes van een aantal ingezonden voorbeelden en brachten oplossingen en tekortkomingen in kaart. Deze eerste workshop vond plaats op 17 november 2023. Na een evaluatie van deze workshop op de werkgroepvergadering van 12 december zal het Kenniscentrum nu een voorstel uitwerken voor een vervolgworkshop, in het voorjaar van 2024.