Werkzaamheden GDPR 2024

Werkgroep GDPR

Op 25 mei 2018 trad de General Data Protection Regulation (GDPR) in heel de Europese Unie in werking. Die datum ligt ondertussen al even achter ons, maar heel wat stedelijke IT-verantwoordelijken, belast met het implementeren van deze GDPR, worden ook na die datum geconfronteerd met vragen en onduidelijkheden.

De werkgroep, samengesteld uit de DPO’s en verantwoordelijken voor informatieveiligheid uit alle centrumsteden en de VGC kwam in 2024 vijf keer samen, op:

31 januari 2024
28 maart 2024
21 mei 2024
9 september 2024
21 oktober 2024

Wat vooraf ging

In het voorjaar van 2021 stonden we op vraag van de deelnemers aan de workshops GDPR stil bij de invulling van de workshopreeks GDPR van het Kenniscentrum. Via een uitgebreide vragenlijst peilden we toen naar de noden en verwachtingen van de deelnemers voor de toekomstige werking rond GDPR.

Op basis van alle input bepaalden we samen de thema’s voor de toekomst:

Samen werken aan een bibliotheek met standaarddocumenten
Samen werken aan een set richtlijnen voor GDPR-proof werken in de internationale cloud
Workshops rond vooraf gekozen thema’s waarbij we kennis uitwisselen en kijken naar inspirerende voorbeelden uit de steden/VGC

Na een fase van vormgeving in 2021 werd in 2022 actief samengewerkt rond het inhoud geven van voornoemde thema’s.

Documentenbibliotheek

In 2021 werd gestart met het uitbouwen van een “GDPR-documentenbibliotheek”. In de werkgroep werd afgesproken samen te werken aan een overzicht van beschikbare standaarddocumenten in het kader van gegevensuitwisseling of -bescherming. We spraken af dat steden/VGC die beschikten over sjablonen of standaarddocumenten deze samen zouden brengen in een online bibliotheek, aanvankelijk ingedeeld per stad, later thematisch.

Vanaf het najaar van 2021 ging de werkgroep actief aan de slag met de beschikbare documenten. Vanaf dan werd telkens één specifiek documenttype gekozen waar we actief rond samenwerkten:

Er wordt een documenttype gekozen.
Via een thuisopdracht worden de beschikbare documenten doorgenomen en een eerste modeldocument uitgewerkt.
Op de volgende vergadering wordt dit voorstel geëvalueerd en waar nodig aangevuld of gecorrigeerd.
De deelnemers evalueren het bijgewerkte voorstel via een nieuwe thuisopdracht.
De werkgroep keurt het definitieve model goed.

Op deze manier werd in 2024 samengewerkt aan:

Een overzicht van door elke stad uitgevoerde Gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (GEB’s) of data protection impact assessments (DPIA’s).
Richtlijnen voor het opmaken van beleid over de raadpleging van het bevolkingsregister voor interne doeleinden.
Duidelijke richtlijnen voor het opvragen van documenten met persoonsgegevens door advocaten.
Richtlijnen voor het gebruik van drones buiten een politionele context.

Thematische kennisuitwisseling

Tijdens de vergaderingen van de werkgroep was ook dit jaar opnieuw aandacht voor een aantal praktische vragen van de DPO’s. We zaten een aantal keer samen rond vooraf gekozen specifieke thema’s waarbij we kennis uitwisselden en inspirerende voorbeelden uit de steden/VGC bekeken.

Tijdens de vergaderingen in 2024 gingen we dieper in op volgende onderwerpen:

De toepassing van NIS2 in lokale besturen.
Hoe gaan steden om met het delen van gegevens van burgers met hun college, bijvoorbeeld jubilarissen?
Het gebruik van AI in administratieve taken versus informatieveiligheid en het GDPR-proof inrichten van Copilot.
De organisatie van de DPO-rollen in lokale partnerschappen;
Beslissing van de VTC inzake Digitaal Sociaal Dossier.
De samenwerking met Fluvius in het kader van de werkgroep OBMi.
Camerabewaking in woonzorgcentra.
Het opmaken van een lijst met aanbevelingen en standaard bestekteksten in het kader van informatieveiligheid.

Daarnaast werd op elke vergadering ingegaan op ad hoc vragen van de deelnemers.