Werkzaamheden ORBA 2024
Stad Antwerpen werkte reeds langer met een (eigen versie van de) ORBA-tool om de voortgang van het bestuursakkoord te monitoren en deelde tips met de overige centrumsteden. Sinds 2018 zette het Kenniscentrum een gezamenlijk ontwikkeltraject op voor de opzet van een eigen versie van de ORBA-tool voor andere centrumsteden. In 2024 maakten negen centrumsteden, een zorgbedrijf en twee andere gemeenten gebruik van deze tool. Het Kenniscentrum richtte daartoe een werkgroep op, bestaande uit ORBA- en niet-ORBA-gebruikers. Tijdens deze werkgroepvergaderingen worden kennis, inzichten en tips rond de tool en de bijhorende inhoudelijke opvolging van het bestuursakkoord gedeeld.
Deze werkgroep kwam in 2024 zeven keer samen, op:
- 31 januari 2024
- 8 maart 2024
- 16 april 2024
- 12 juni 2024
- 10 september 2024
- 21 oktober 2024
- 25 november 2024
Vaste items
Op de agenda van de vergadering van de werkgroep ORBA staan elke vergadering een aantal vaste items. We sommen ze hierna op.
Voortgang van de uitrol van ORBA bij de steden
Elke vergadering overliep het Kenniscentrum samen met de ORBA-gebruikers de voortgang van de uitrol van ORBA.
Bugfixes en change requests
Een ander vast agendapunt op elke vergadering was het overlopen van bugfixes en wijzigingsaanvragen vanuit de deelnemers (steden, gemeenten en zorgbedrijf) aan ORBA. Aanpassingen aan ORBA worden in samenspraak met alle deelnemers uit de werkgroep kostendelend ontwikkeld voor iedereen samen of enkel voor deelnemers die wensen gebruik te maken van de voorgestelde aanpassing. In de werkgroep werd uitgebreid onderzocht hoe we informatie uit ORBA, over onder meer indicatoren en de voortgang van projecten, automatisch kunnen uitwisselen met andere applicaties. De voor- en nadelen van uiteenlopende oplossingsscenario’s werden onderzocht en besproken.
Thematische kennissessies
Naast de reguliere vergaderingen van de werkgroep, kwam de werkgroep ook twee keer samen in een aparte thematische kennissessie (workshop):
- over de opmaak van het meerjarenplan, vanuit beleidsoogpunt, met een specifieke focus op de bijhorende stappenplannen op 26 april 2024
- over de koppeling van het meerjarenplan aan de financiële software in de steden met focus op het projectniveau op 7 mei 2024.
Workshop Meerjarenplan vanuit beleidsoogpunt – Thema Stappenplannen op 26 april 2024
In de meeste steden en VGC was de fase van omgevingsanalyse, beleidsscan of administratief memorandum volop lopende of is deze fase afgerond en konden we dus inzoomen op een ander topic. Het thema voor deze workshop werd de voorbereiding van het nieuw meerjarenplan, het plan van aanpak, de stappen die daarin genomen worden en de bijhorende stappenplannen of draaiboeken. We spraken af dat iedereen die inspirerende voorbeelden heeft rond dit thema, deze zou opladen in de Google Drive van het Kenniscentrum.
Uit de opgeladen documentatie kozen we een aantal inspirerende voorbeelden waar we dieper op ingingen tijdens de workshop:
- Antwerpen loodste ons via een uitgebreide presentatie door alle stappen die daar genomen worden richting nieuw meerjarenplan.
- Sint-Niklaas ging dieper in op hoe de hele administratie en ook burgers en bestuur worden betrokken in het traject richting nieuw meerjarenplan.
Aansluitend hadden we het kort over hoe wordt omgegaan met de SDG’s bij de opmaak en opvolging van het meerjarenplan.
Hoewel de workshopreeks Meerjarenplanning vanuit beleidsoogpunt geïnitieerd werd vanuit de werkgroep ORBA, was de deelname zeker niet beperkt tot de gebruikers van ORBA. Ook andere steden/VGC waren meer dan welkom.
Workshop Koppeling meerjarenplan – financiële software – focus projectniveau op 7 mei 2024
Thema voor deze workshop was het gedetailleerd in kaart brengen van de wensen m.b.t. het zogenaamde “vierde niveau”, het projectniveau. Doel van deze workshop was om samen heel gedetailleerd in kaart te brengen wat de functionele vereisten zijn bij dat projectniveau in de financiële software en hoe de oplossing op een gebruiksvriendelijke manier kan ontworpen worden. Daarna willen we met deze noden opnieuw de dialoog met CIPAL en CEVI opstarten.
We vroegen daarom iedereen om alle functionele vereisten met betrekking tot dit projectniveau te inventariseren en via mail in te zenden. Op basis van de input gingen we op zoek naar een manier om alles gedetailleerd in kaart te brengen en ook al de technische haalbaarheid in te schatten op de workshop. Wanneer we alle input naast elkaar legden, bleek de inzending van Stad Leuven de meest volledige. Wat opviel was dat heel wat wensen uit andere steden ook in het voorstel van Leuven voorkwamen. Daarom werd besloten de presentatie van Leuven als kapstok te gebruiken voor de workshop. We begonnen met een presentatie van het voorstel van Leuven en daarna inventariseerden we bijkomende of afwijkende noden bij de andere deelnemers. Uiteindelijk wilden we komen tot een consensus met betrekking tot die noden. Dat bleek een erg complexe oefening die niet volledig voltooid was aan het eind van de workshop. Daarom spraken we af door middel van een praktijkvoorbeeld te proberen inzicht te krijgen in de tekortkomingen met betrekking tot het koppelen en registreren van projecten in de financiële software.
Hoewel de workshopreeks Koppeling meerjarenplanning - financiële software geïnitieerd werd vanuit de werkgroep ORBA was de deelname zeker niet beperkt tot de gebruikers van ORBA. Ook andere steden/VGC waren meer dan welkom.
Koppelen van de meerjarenplanning met de financiële softwarepakketten
De afgelopen jaren werd sterk ingezet op de toegang tot de data uit een aantal financiële softwarepakketten. Het ultieme doel daarbij was steeds het koppelen van de meerjarenplanning met deze softwarepakketten. Na afloop van de hierboven vermelde workshop zoomden we nog dieper in op de behoeften rond de registratie van het projectniveau. Voortbouwend op de aanzet van Stad Leuven maakten we, aan de hand van een aantal concrete projectdossiers, een extensief overzicht van de behoeften. Andere steden evalueerden de aanzet van Leuven en vulden aan met hun eigen behoeften. Begin 2025 consolideren we de behoeften en schrijven we een nota in een schrijfgroep getrokken door het Kenniscentrum.
Toekomsttraject ORBA-tool
In 2024 startte het Kenniscentrum een toekomsttraject op voor de tool en de werking van de werkgroep. Aangezien het huidige contract met de softwareleverancier van ORBA afloopt eind 2025 en omwille van nieuwe noden en wensen van de gebruikers en niet-gebruikers, bracht het Kenniscentrum mogelijke toekomstpistes in kaart. Het Kenniscentrum werkte voor dit traject ook een plan van aanpak uit om de steden te begeleiden richting het door hen gewenste toekomsttraject. Het Kenniscentrum zette samen met de steden intussen een aantal stappen:
Tijdens de zomerperiode onderzochten we de diverse toekomstscenario’s en de mogelijke overheidsopdrachtenprocedures voor de hosting, onderhoud en ontwikkeling van een eventuele nieuwe ORBA-tool.
Op 27 augustus en 10 september lichtten we de ORBA-werkgroep in met betrekking tot het toekomsttraject. We spraken hierna af om de voorkeuren en noden van de ORBA-gebruikers over deze scenario’s binnen dit traject reeds een eerste keer te verzamelen via een afzonderlijke thuisopdracht. Tijdens de ORBA-werkgroep van 23 oktober overliepen we samen de input van de steden uit deze thuisopdracht, opnieuw aan de hand van een samenvattende presentatie. Uit deze thuisopdracht bleek dat de voorkeuren en noden divers waren. Zo wil een aantal steden ORBA na 2025 niet meer gebruiken en gaan deze steden zelf op zoek naar een vervangende softwareoplossing (vooral op gebied van projectplanning omdat zij aangaven dat ORBA hier te beperkt voor kan worden ingezet). Een aantal andere steden wil na 31 december 2025 ORBA wel verder blijven gebruiken, mits enkele belangrijke randvoorwaarden (zoals de kostprijs). Een aantal steden staat ook open voor het gezamenlijk nadenken over een alternatieve oplossing. Enkele steden konden door omstandigheden nog geen princiepsbeslissing maken.
Na afloop van de vergadering van 23 oktober voerde het Kenniscentrum daarom bijkomende analyses uit. Zo zochten we naar de mogelijkheden om alvast de continuïteit voor de ORBA-gebruikers die ORBA ook na 2025 willen blijven gebruiken te verzekeren (zo bekeken we o.a. de technische updates, budgetinschatting en de overheidsopdrachtenprocedures). Wij starten deze overheidsopdrachtenprocedure op van zodra de steden hun finale keuze hebben doorgegeven met betrekking tot het toekomsttraject van de ORBA-tool.
Toekomst van de werkgroep ORBA
Intussen werken we aan de toekomst van de werkgroep ORBA:
- We spraken af om de focus van de werkgroep ORBA alvast inhoudelijk te verschuiven naar meer kennisdeling, het delen van tips en tricks en best practices over het opmaken en opvolgen van de meerjarenplanning.
- Tegelijk zullen we samen de inzichten uit onder andere Antwerpen bij de bouw van een nieuwe tool voor projectplanning opvolgen en ook de vorderingen in de zoektocht naar alternatieven bij andere steden evalueren.
- Daarbij blijven we aandachtig voor opportuniteiten die kunnen leiden tot een eventuele nieuwe samenwerking (over onder meer tooling) tussen de leden van de werkgroep.