Werkzaamheden Datamaturiteit 2022

Taskforce Datawarehouse

Wat voorafging

Het Kenniscentrum startte in 2021 samen met de centrumsteden en de VGC een onderzoek naar de haalbaarheid van een gezamenlijk datawarehouse traject, afgestemd op ieders draagkracht. 

Als eerste stap in de verkenning maakten we via een digitale interviewronde van 15 augustus tot 7 oktober 2021 een goede stand van zaken met betrekking tot datawarehouse in de Vlaamse centrumsteden en bij VGC. We brachten in kaart wat al gedaan wordt in de centrumsteden en welke de verdere plannen zijn met betrekking tot datawarehousing. Deze input leidde eind 2021 tot een eerste sneuvelnota met vaststellingen en discussiesporen die werden voorgelegd aan een Taskforce. In overleg met de voorzitter stelden we daarbij een evenwichtige Taskforce samen, samengesteld uit een vertegenwoordiging uit de strategische cellen van de steden, medewerkers die op technisch vlak het beleid ondersteunen (leden van de werkgroep OBMi of ORBA) en stedelijke ICT-verantwoordelijken. 

Vertrekkend van de conclusies van de inventarisatie in de sneuvelnota, wilden we ons vanaf eind 2021 met deze Taskforce buigen over de precieze inhoud van een eventueel datawarehousetraject binnen het meerjarenplan 2022-2026 van het Kenniscentrum. Einddoel was bij aanvang van het meerjarenprogramma 2022-2026 duidelijkheid te hebben over de haalbaarheid en de eventuele invulling van een spoor Datawarehouse in dat programma. De Taskforce formuleerde daartoe een duidelijk advies in het voorjaar van 2022. 

Tijdens de eerste vergadering van de Taskforce werd daarom dieper ingegaan op de conclusies uit de sneuvelnota. Al snel werd duidelijk dat heel wat aangehaalde issues in de sneuvelnota niet strikt beperkt blijven tot het thema datawarehouse. Steden worden allemaal geconfronteerd met een veelheid aan uitdagingen rond data en datahuishouding in de organisatie.

“We hebben meer gemeen dan verwacht” 

Omwille van deze eerste vaststellingen uit de startvergadering met de Taskforce Datawarehouse werd afgesproken de prioriteiten met betrekking tot data en datamaturiteit in de organisatie samen scherp te stellen. We haalden daarvoor inspiratie bij de werkmethode van het speerpuntenprogramma: 

• We vroegen iedereen om voor de eigen stad een top 5 samen te stellen van de belangrijkste ambities en/of uitdagingen met betrekking tot data in de organisatie. Daarbij werd gevraagd voldoende scherp te zijn en de uitdagingen of ambities zo precies mogelijk te beschrijven.
• Daarna bundelden we alle geformuleerde ambities en uitdagingen in een samenvattende presentatie.
• We vroegen de steden Roeselare, Antwerpen en Gent om deze input te evalueren en op zoek te gaan naar antwoorden op deze uitdagingen in hun eigen datastrategie. 

Stad Gent verzamelde alle input in een eerste overzichtsmatrix.

Op de tweede vergadering van de Taskforce, op 1 februari, werd dieper ingegaan op de input uit de thuisopdracht de volgde op het eerste overleg. Het werd duidelijk dat ondanks de spreidstand in maturiteit, heel wat uitdagingen dezelfde zijn. 

Op de derde vergadering van de Taskforce, op 11 maart, werd dieper ingegaan op de input uit de thuisopdracht uit het tweede overleg. 

• Op basis van de input uit het tweede overleg had Stad Gent de uitdagingen en ambities waar elke stad voor staat gemapt op de vijf pijlers uit de datastrategie van Stad Gent. We vroegen elke stad om, voor de uitdagingen in deze matrix, aan te duiden welke volgens hen konden aangepakt worden binnen het kader van het Kenniscentrum in een gezamenlijk traject met alle centrumsteden en de VGC.
• We vroegen iedereen voor elk gekozen vak uit de matrix ook al na te denken over hoe zo’n samenwerking er dan volgens hen moet uitzien, wat de uitkomst moet zijn vanuit het perspectief van hun stad/VGC en welke winst de stad/VGC haalt uit deze actie. Deze input werd één voor één overlopen op de vergadering. 

Daarna spraken we af deze input uit de Taskforce mee te nemen naar het gesprek over digitale transitie op de denkdag van het Kenniscentrum. We adviseerden daarom de deelnemers aan de Taskforce ook deel te nemen aan de denkdag.

Datamaturiteit van de stedelijke organisatie 

Op de vierde vergadering van de Taskforce werd dieper ingegaan op de eerste conclusies uit de gesprekken op 31 mei over het thema Digitale Transitie op de denkdag van het Kenniscentrum en hoe die zich verhouden tot de conclusies van de Taskforce met betrekking tot data en datawarehouse. Er werd voorgesteld een apart spoor “Datamaturiteit van de stedelijk organisatie” op te starten binnen het programma OBMi. Binnen dat nieuw spoor identificeerden we 6 grote onderdelen om rond samen te werken: 

• Data- en informatiegovernance: rollen en organisatie
• Datageletterdheid
• Metadata en dataontsluiting (catalog/data dictionary)
• Referentie- en masterdata, authentieke gegevens
• Rapportering en monitoring
• Data-infrastructuur (nog toegevoegd tijdens de vergadering) 

Als eerste stap in de verdere invulling van deze thema’s spraken we af via een thuisopdracht, over de zomer, op zoek te gaan naar de precieze invulling voor elk van deze onderdelen. We vroegen daarbij iedereen voor elk van de zes bovenstaande onderdelen aan te geven wat voor hen de precieze invulling moet zijn van een samenwerking binnen het Kenniscentrum. Bijkomend peilden we ook al naar welke rol elke stad kon of wilde opnemen in het verdere verloop van de samenwerking binnen elk onderdeel (trekker, pilootstad, actieve volger, toeschouwer, …). 

Op basis van de door de steden bezorgde input hadden we een uitgebreid gesprek met de Taskforce op 14 september, waarin we op zoek gingen naar gemeenschappelijkheid in de input. Op basis daarvan werkten we een sneuvelvoorstel uit. Daarin werd gepoogd elk van de onderdelen invulling te geven en een aantal keuzes voor te leggen. We gaven ook al een eerste aanzet voor de verdere aanpak van het werkspoor Datamaturiteit.

Werkgroep Datamaturiteit 

Op de vergadering van 7 november werden de pistes per onderdeel overlopen en geëvalueerd om uiteindelijk het startpunt van het werkspoor te bepalen. We bespraken het voorstel om naar analogie met de werkgroep OBMi, een werkgroep datamaturiteit op te richten waarin we de geïnventariseerde uitdagingen geschakeld aanpakken. Alle sporen tegelijk aanpakken in aparte trajecten zou veel energie en tijd vragen aan een beperkte groep mensen. Daarom willen we in deze nieuwe werkgroep aan de slag te gaan met twee prioritaire sporen: 

Spoor Datageletterdheid

• Het opzetten van een samenwerking rond datageletterdheid bleek een evidentie. We spraken daarom af onmiddellijk aan de slag te gaan met deze uitdaging in de werkgroep datamaturiteit waarin actief werkmateriaal wordt gemaakt en gedeeld.
• Daarnaast zullen we samenwerken aan het vormgeven van opleidingsmateriaal voor specifieke profielen binnen de organisatie zoals data-analisten of BI-specialisten. Voor hen werken we aan een aangepast vormingsaanbod waarbij we samen op zoek gaan naar externe begeleiding. Belangrijk aspect in deze gespecialiseerde opleidingen is het in kaart brengen van de informatiebehoefte. 

Spoor Data- en informatie-governance: rollen en organisatie

• Ook binnen dit thema zullen we samen aan de slag gaan met het inventariseren van best practices en het uitbouwen van een generiek governance-framework.
• Naarmate de datamaturiteit in de steden groeit, willen we verder opschuiven met de werkgroep en worden nieuwe uitdagingen op de agenda gezet. 

Gezamenlijk begrippenkader

Op de vergadering werd afgesproken bij de start van dit werkspoor Datamaturiteit een beperkt aantal vergaderingen te besteden aan het uitwerken van een gezamenlijk begrippenkader. Belangrijke houvast daarbij is het theoretisch kader dat werd gecreëerd door “The DAMA Dictionary of Data Management”.