Werkzaamheden GDPR 2025

Werkgroep GDPR

Op 25 mei 2018 trad de General Data Protection Regulation (GDPR) in heel de Europese Unie in werking. Die datum ligt ondertussen al even achter ons, maar heel wat stedelijke IT-verantwoordelijken, belast met het implementeren van deze GDPR, worden ook na die datum geconfronteerd met vragen en onduidelijkheden.

De werkgroep, samengesteld uit de DPO’s en verantwoordelijken voor informatieveiligheid uit alle centrumsteden en de VGC kwam in 2025 vier keer samen, op:

15 januari 2025
14 maart 2025
12 mei 2025
11 september 2025

Wat vooraf ging

In het voorjaar van 2021 stonden we op vraag van de deelnemers aan de workshops GDPR stil bij de invulling van de workshopreeks GDPR van het Kenniscentrum. Via een uitgebreide vragenlijst peilden we toen naar de noden en verwachtingen van de deelnemers voor de toekomstige werking rond GDPR.

Op basis van alle input bepaalden we samen de thema’s voor de toekomst:

Samen werken aan een bibliotheek met standaarddocumenten.
Samen werken aan een set richtlijnen voor GDPR-proof werken in de internationale cloud.
Workshops rond vooraf gekozen thema’s waarbij we kennis uitwisselen en kijken naar inspirerende voorbeelden uit de steden/VGC.

Na een fase van vormgeving in 2021 werd in 2022 actief samengewerkt rond het inhoud geven van voornoemde thema’s.

Documentenbibliotheek

In 2021 werd gestart met het uitbouwen van een "GDPR-documentenbibliotheek". In de werkgroep werd afgesproken samen te werken aan een overzicht van beschikbare standaarddocumenten in het kader van gegevensuitwisseling of -bescherming. We spraken af dat steden/VGC die beschikten over sjablonen of standaarddocumenten deze samen zouden brengen in een online bibliotheek, aanvankelijk ingedeeld per stad, later thematisch. Vanaf het najaar van 2021 ging de werkgroep actief aan de slag met de beschikbare documenten. Vanaf dan werd telkens één specifiek documenttype gekozen waar we actief rond samenwerkten:

Er wordt een documenttype gekozen.
Via een thuisopdracht worden de beschikbare documenten doorgenomen en wordt een eerste modeldocument uitgewerkt.
Op de volgende vergadering wordt dit voorstel geëvalueerd en waar nodig aangevuld of gecorrigeerd.
De deelnemers evalueren het bijgewerkte voorstel via een nieuwe thuisopdracht.
De werkgroep keurt het definitieve model goed.

Thematische kennisuitwisseling

Tijdens de vergaderingen van de werkgroep was er ook dit jaar opnieuw aandacht voor een aantal praktische vragen van de DPO’s. We zaten een aantal keer samen rond vooraf gekozen specifieke thema’s waarbij we kennis uitwisselden en inspirerende voorbeelden uit de steden/VGC bekeken.

Tijdens de vergaderingen in 2025 gingen we dieper in op volgende onderwerpen:

Camerabewaking in woonzorgcentra
De lijst van de Vlaamse ToezichtsCommissie met betrekking tot minimale veiligheidsmaatregelen: best practices uit centrumsteden/aankoopdiensten
Delen van informatie met advocaten
Een evaluatie van methodieken voor het opmaken van gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA's)
Europese aanbevelingen inzake het recht op gegevens verwijderen
LB365
Het opmaken van een lijst met aanbevelingen en standaard bestekteksten in het kader van informatieveiligheid

Daarnaast werd op elke vergadering ingegaan op ad hoc vragen van de deelnemers.

Gegevensuitwisseling in het kader van Gemeente- en Stadsmonitor

Tijdens de vergaderingen van de werkgroep in 2025 bespraken we ook uitgebreid de protocollen en de verwerkersovereenkomst rond de uitwisseling van surveygegevens verzameld in het kader van de Gemeente- en Stadsmonitor om zo te komen tot een gedragen, gezamenlijk advies van de DPO’s met betrekking tot deze overeenkomsten. Op die manier kan de beslissingsprocedure m.b.t. het ter beschikking stellen van gegevens aanzienlijk vereenvoudigd worden.

De Vlaamse overheid stelde het verloop van de gegevensuitwisseling uitgebreid voor
De Vlaamse overheid maakte vervolgens een voorstel voor de protocollen en verwerkingsovereenkomst
De leden van de werkgroep GDPR gaven uitgebreid feedback op deze documenten
Op basis van de feedback werd een definitieve versie van elk document gemaakt
De DPO’s uit de centrumsteden werkten aan een gezamenlijk advies bij de beslissing tot ondertekening van de documenten.

Ook in 2026 zullen de leden van de werkgroep actief betrokken worden bij de gegevensuitwisseling.